Privacyverklaring – Woonsquare B.V.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens van:

• klanten van Woonsquare
• bezoekers van de website(s)
• personen die contact opnemen via formulieren, e-mail of telefoon

Woonsquare B.V. Rijen en Woonsquare B.V. Almere treden op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit betekent dat zij gezamenlijk het doel en de middelen van de verwerking van persoonsgegevens bepalen. De verwerking vindt plaats binnen een gezamenlijke dataomgeving van Woonsquare.

De interne verdeling van verantwoordelijkheden is zodanig ingericht dat betrokkenen hun rechten effectief kunnen uitoefenen. Voor vragen of verzoeken met betrekking tot persoonsgegevens kunt u contact opnemen via avg@woonsquare.nl.

Woonsquare verwerkt onder meer de volgende persoonsgegevens:

• naam, adres en woonplaats
• e-mailadres en telefoonnummer
• betaalgegevens
• order- en aankoopgegevens
• leveringsgegevens
• communicatie (klantenservice, servicemeldingen)
• gegevens die u zelf verstrekt via formulieren
• technische gegevens (zoals IP-adres, browser en apparaat)
• gegevens over uw activiteiten op de website
• cookie-informatie
• (indien van toepassing) opnames van telefoongesprekken

Woonsquare verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden en op basis van de daarbij behorende rechtsgrond:

Uitvoering van de overeenkomst

• het verwerken en leveren van bestellingen
• het verlenen van klantenservice en aftersales

Wettelijke verplichting

• fiscale administratie
• boekhoudkundige verplichtingen

Gerechtvaardigd belang

• het verbeteren van producten en diensten
• analyse van websitegebruik
• fraudepreventie en beveiliging
• interne bedrijfsvoering en rapportage

Toestemming

• het versturen van marketingcommunicatie
• het plaatsen van tracking cookies
• gepersonaliseerde advertenties

Woonsquare maakt gebruik van:

• functionele cookies
• analytische cookies
• tracking cookies (uitsluitend met toestemming)

Bij uw eerste bezoek aan de website wordt via een cookiebanner toestemming gevraagd. U kunt uw cookievoorkeuren op ieder moment aanpassen via de link "Instellingen" aan de onderkant van iedere pagina.

Voor de uitvoering van haar dienstverlening verwerkt Woonsquare persoonsgegevens binnen meerdere (geautomatiseerde) systemen, waaronder systemen voor:

• orderverwerking en logistiek
• klantenservice en servicemeldingen
• relatiebeheer (CRM)
• financiële administratie
• analyse en rapportage

Deze systemen zijn zodanig ingericht dat persoonsgegevens adequaat worden beveiligd en uitsluitend toegankelijk zijn voor bevoegde medewerkers.

Woonsquare bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

• klantgegevens en facturen: maximaal 7 jaar
• contactaanvragen: maximaal 2 jaar
• marketinggegevens: zolang toestemming geldig is
• website- en cookiegegevens: conform ingestelde voorkeuren

Woonsquare deelt persoonsgegevens uitsluitend indien dit noodzakelijk is met:

• logistieke partners
• betalingsdienstverleners
• IT- en hostingpartijen
• softwareleveranciers (bijvoorbeeld CRM en analyse)
• accountants en adviseurs

Met partijen die namens Woonsquare persoonsgegevens verwerken, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten.

Indien persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgt Woonsquare voor passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen.

Woonsquare neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder:

• versleutelde verbindingen (SSL)
• toegangsbeperkingen en autorisatiebeheer
• beveiligde opslag en systemen
• monitoring en logging

U heeft het recht om:

• uw persoonsgegevens in te zien
• uw gegevens te corrigeren
• uw gegevens te laten verwijderen
• de verwerking te beperken
• bezwaar te maken tegen verwerking
• uw gegevens over te dragen

U kunt een verzoek indienen via avg@woonsquare.nl.
Woonsquare reageert binnen vier weken.

U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Woonsquare kan gebruikmaken van geautomatiseerde systemen, waaronder systemen op basis van kunstmatige intelligentie (AI), bij de verwerking van persoonsgegevens.

Deze systemen worden onder meer ingezet voor:

• het verbeteren van dienstverlening en processen
• analyse van websitegebruik en klantgedrag
• ondersteuning van klantenservice, bijvoorbeeld bij de verwerking van vragen of servicemeldingen
• personalisatie van content, communicatie en aanbiedingen

Het gebruik van AI vindt plaats binnen de kaders van de geldende privacywetgeving en met passende technische en organisatorische waarborgen.

Er vindt geen volledig geautomatiseerde besluitvorming plaats die rechtsgevolgen heeft voor betrokkenen of hen anderszins aanzienlijk treft, zonder menselijke tussenkomst.

Indien dit in de toekomst wijzigt, wordt deze privacyverklaring hierop aangepast.

Woonsquare behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar via de website.